In CiviCRM gibt es im wesentlichen zwei Ordnungskriterien um Kontakte zu strukturieren. Kontaktdatensätze können in Gruppen zusammengefasst werden und Kontakte können mit einem Tag (Kategorie) versehen werden. In der Suche kann nach Gruppen gesucht werden oder/und nach Tags. So können Kontakte auch innerhalb einer Gruppe mit unterschiedlichen Tags versehen werden.

Kontakte können verschiedenen Gruppen zugeordnet werden. Die Tags ermöglichen eine Markierung einzelner Kontakte unabhängig von einer Gruppenzugehörigkeit. So können Kontakte nach Gruppen angezeigt werden oder auch nur Kontakte die mit einem Tag versehen sind unabhängig der Gruppenzugehörigkeit. Newsletter oder Rundschreiben werden an Gruppen adressiert. Abonnent:innen können sich direkt in eine dafür vorgesehene Gruppe eintragen.

Listen können z.B. auch nach den ausgewählten Tags zusammengestellt und bearbeitet werden.