Die Logik von CiviCRM ist um Kontakte herum aufgebaut. Es geht darum, Ihre Kontakte zu ordnen und Zusatzinformationen zu erfassen, und letztlich sind an jeder Aktivität, die Sie mit CiviCRM managen können – Mailings, Veranstaltungen, Mitgliederverwaltung, Spenden etc. – Kontakte beteiligt. Um Ihnen ein Verständnis dieser Funktionslogik zu vermitteln, gehen wir in diesem Kapitel zunächst auf Kontakte und zugehörige Grundfunktionen ein.

Kontaktarten

Verschiedene Kontaktarten helfen dabei, Kontakte nach bestimmten Kriterien auffindbar zu machen und sie so gezielter, beispielsweise nach Kundensegmenten, ansprechen zu können. In CiviCRM gibt es standardmäßig die Kontaktarten Person, Organisation und Haushalt: Person: Einzelpersonen Organisation: Firmen, NGOs oder ein anderer rechtlicher/institutioneller Zusammenschluss Haushalt: mehrere Einzelpersonen die zusammen leben (beispielsweise Familien) Die bestehenden Kontaktarten können bei Bedarf umbenannt werden (dabei sollte man es aber vermeiden, von der Grundlogik der beschriebenen Kategorien abzuweichen). Weiterhin bietet CiviCRM die Möglichkeit, Unterkategorien von Kontaktarten zu erstellen, beispielsweise „Firma“ oder „Stiftung“ als Unterkategorien von Organisationen (Administration >> Verwaltungskonsole >> Kontaktarten). Bei der Erarbeitung eines Nutzungskonzepts für CiviCRM sollten daher zwei Fragen gestellt werden: Welche unterschiedlichen Kontaktarten und ggf. Unterarten bedient unsere Organisation? Welche sinnvollen (Unter-)Kategorien benötigen wir dementsprechend? Vor allem beim zweiten Punkt sollte bedacht werden, dass eine feinere Kategorisierung zwar mehr Selektionsmöglichkeiten mit sich bringt, die entsprechenden Kontaktmerkmale aber auch mit vertretbarem Aufwand erhebbar und pflegbar sein müssen. In den folgenden Unterkapiteln lernen Sie noch weitere Möglichkeiten kennen, Ihre Kontakte einzuteilen – bei weitem nicht jede Unterscheidung sollte als Kontaktart-Unterkategorie dargestellt werden!

Um einen neuen Kontakt anzulegen wird in der oberen Navigationsleiste der Punkt Kontakte und dann der entsprechende Unterpunkt, z.B. Neue Person ausgewählt. Anschließend öffnet sich eine Bearbeitungsmaske, die in mehrere Bereiche unterteilt ist. Im Bereich Kontaktdetails können die wichtigsten Kontaktinformationen wie beispielsweise Name, Anrede, E-Mail-Adresse etc. eingegeben werden. Auch der gegenwärtige Arbeitgeber kann hier z.B. festgehalten werden – hierauf wird im Abschnitt Beziehungen näher eingegangen. Im Bereich Adresse(n) können beliebig viele Adressen eines Kontakts angelegt werden. 

Bei jeder Adresse kann festgelegt werden, um welche Kategorie von Adresse es sich handelt, beispielsweise privat oder dienstlich. Weiterhin kann festgelegt werden, ob es sich bei einer Adresse um die Rechnungsadresse und/oder die Hauptadresse eines Kontakts handelt. Schließlich kann ausgewählt werden, dass der Kontakt dieselbe Adresse wie ein anderer Kontakt nutzt. Das macht beispielsweise Sinn, wenn ein Arbeitnehmer die Adresse seines Arbeitgebers mitbenutzen soll. 

Im Bereich Kommunikationspräferenzen kann festgelegt werden, wie der individuelle Kontakt bei der automatischen Generierung von Briefen oder E-Mails angesprochen werden soll. Auch hier gibt es vorgefertigte Grußformeln, die durch eine Administratorin definiert werden können. Es kann aber auch eine komplett individuelle Grußformel festgelegt werden. Weiterhin wird in dem Bereich festgehalten welcher Kommunikationskanal von dem einzelnen Kontakt präferiert wird und wie er/sie ggf. explizit nicht angesprochen werden soll. Im Bereich Notizen können individuelle Bemerkungen zu einem Kontakt hinterlegt werden. 

Im Bereich Demografie kann das Geschlecht und das Geburtsdatum des Kontakts angegeben und ggf. vermerkt werden, dass der Kontakt verstorben ist. Im Bereich Tags und Gruppen können die Kontakte vorher geschaffenen Gruppen zugewiesen bzw. mit Tags versehen werden. Bei den Tags handelt es sich um eine Art Meta- oder Zusatzinformation, die an den Kontakt angehängt wird. Es handelt sich also um eine Art abstraktes Etikett, eine zusätzliche Auszeichnung, die verwendet werden kann, aber nicht verwendet werden muss. Mit Hilfe dieser Tags können die Kontakte später bspw. selektiert oder gefiltert werden. Ein gängiges Beispiel für ein häufig verwendetes Tag ist ist „VIP“. 

Um einen einzelnen Kontakt zu bearbeiten wird zunächst die Kontaktübersicht aufgerufen, beispielsweise indem auf den Namen des Kontakts in einem Suchergebnis geklickt wird. In der Kontaktübersicht befinden sich alle Informationen, die zu einem Kontakt vorliegen, sortiert in mehrere Reiter. Im Reiter Zusammenfassung, der standardmäßig angezeigt wird, sobald der Kontakt aufgerufen wird, befinden sich die wichtigsten Informationen. Nun gibt es zwei Möglichkeiten. Befindet sich die zu bearbeitende Information Im Reiter Zusammenfassung kann einfach mit dem Mauszeiger über den gewünschten Informationsblock gefahren werden, woraufhin ein Rahmen mit den möglichen Optionen, z.B. Bearbeiten erscheint. Mit einem Klick kann direkt der entsprechende Block bearbeitet und gespeichert werden, ohne dass dafür in eine umfangreiche Bearbeitungsmaske gewechselt werden muss. Sollen hingegen mehrere Informationen bearbeitet oder solche, die nicht im Übersichtsreiter enthalten sind, wird in der Kontaktübersicht auf Bearbeiten geklickt. Daraufhin öffnet sich die Bearbeitungsmaske, in der alle Kontaktinformationen geändert werden können. Mit dem Klick auf Speichern werden alle Änderungen übernommen.

bUm nach einem oder mehreren Kontakten zu suchen, reicht es aus in der Schnellsuche oben links einen Teil des Namens oder der E-Mail-Adresse einzugeben. Für ein etwas umfangreicheres Suchformular wird in der Navigationsleiste Suche>>Kontakte finden ausgewählt – dort können zusätzlich Kontaktart, Gruppenzugehörigkeit oder Tags des gesuchten Kontakts eingegeben werden. Wird die Erweiterte Suche ausgewählt, öffnet sich eine sehr umfangreiche Suchmaske, in der sowohl nach Kontaktmerkmalen und Beziehungen gesucht werden kann (z.B. Name, PLZ-Bereich, Arbeitgeber, …) als auch nach diversen anderen dem Kontakt zugeordneten Informationen. Zu letzteren gehören beispielsweise eingegangene Spenden und Mitgliedschaften des Kontakts oder auch Rundschreiben, zu deren Empfängerkreis er gehörte. Nachdem beliebig viele Merkmale eingegeben sind, die mit einer und- oder oder-Logik verknüpft werden, generiert CiviCRM eine Liste von Kontakten mit den zutreffenden Merkmalen. Dabei bestimmt der Vergnüpfungsoperator, ob alle Kriterien der Suche erfüllt sein müssen (und) oder nur ein Kriterium erfüllt sein muss. Mit dem Suchergebnis kann dann auf verschiedene Arten weitergearbeitet werden. Beispielsweise kann an die Kontakte eine E-Mail/ein Brief geschickt werden, sie können zu einer Gruppe hinzugefügt werden, u.v.a.m. Auf die diversen Möglichkeiten wird teilweise im Folgenden noch eingegangen. Noch komplexere Suchen lassen sich mit dem so genannten Suchgenerator erstellen, weiterhin gibt es vorgefertigte komplexe Abfragen (spezifische Abfragen), die von der CiviCRM-Community erstellt wurden und nun allen Nutzerinnen zur Verfügung stehen. Auf diese beiden Optionen wird hier nicht genauer eingegangen, da die meisten Suchanforderungen einfacher Anwender mit der einfachen und der erweiterten Suche abgedeckt werden können – Informationen hierzu gibt es beispielsweise im Online-Handbuch.

Es ist auch möglich, dasselbe bzw. dieselben Merkmal(e) bei mehreren Kontakten zur gleichen Zeit zu ändern. Dafür werden die gewünschten Kontakte aus einer Liste selektiert (z.B. einem Suchergebnis) und dann im Ausklappmenü der Punkt Mehrere Kontakte mittels Profil auf einmal bearbeiten ausgewählt. Über so genannte Profile (die die Administratorin definieren kann) können ein oder mehrere Kontaktmerkmale geändert werden. Ein Anwendungsbeispiel ist, dass bei allen Kontakten mit dem Geschlecht weiblich, die Anrede zu Frau geändert werden soll. Standardmäßig können bis zu 100 Kontakte auf einmal geändert werden. Es ist auch möglich, Änderungen bei einer großen Anzahl Kontakte vorzunehmen, indem die entsprechenden Informationen aus einer externen Liste (im CSV-Format8 ) importiert und die ggf. bereits in CiviCRM vorhandenen Informationen damit überschrieben werden. Nähere Informationen zum Import von Kontakten finden sich im englischsprachigen Online-Handbuch.

Gruppen und Tags eignen sich gut, um Kontakte zu organisieren und zusammenzufassen, beispielsweise solche, die wiederholt per E-Mail oder Brief kontaktiert werden sollen. Dies lässt sich mit nur wenigen Klicks realisieren. Dabei sind sowohl Gruppen als auch Tags Möglichkeiten Kontakte zu markieren und zu kategorisieren. Es ist von dem Einsatzszenario abhängig, welche der beiden Methoden jeweils geeigneter ist. Um zu entscheiden ob die Verwendung eines Tags oder das Anlegen einer Gruppe sinnvoller ist, lohnt es sich die Funktionen der beiden Methoden genauer anzuschauen. Tags sind dabei eher als beschreibende Elemente von Kontakten, Aktivitäten und Fällen zu verstehen. Gruppen hingegen fassen Kontakte zusammen, die dann eine Einheit bilden, welche beispielsweise für Mailings verendet werden kann. Im Folgenden wird nun auf die unterschiedlichen Gruppen, statische und dynamische, sowie auf die Verwendung von Tags eingegangen.

Statische Gruppen müssen vor der Benutzung angelegt werden. Dies geschieht indem in der Navigationsleiste Kontakte und anschließend neue Gruppe gewählt wird. Es besteht dann die Möglichkeit, einen Namen und eine Beschreibung für die Gruppe einzugeben. Weiterhin kann angegeben werden, ob die Gruppe auch eine Mailingliste ist – nur dann können Nutzer mit entsprechender Berechtigung Massenmailings an die Gruppe schicken. Schließlich lässt sich festlegen, ob es eine übergeordnete Gruppe gibt, also beispielsweise „Ehrenamtliche“ als Eltern-Gruppe von „Studenten“. Kontakte können z.B. manuell von Benutzerinnen mit entsprechenden Rechten zur Gruppe hinzugefügt oder entfernt werden9 . Beispielsweise können über eine erweiterte Suche alle gefundenen Kontakte zu einer Gruppe hinzugefügt werden. Es gibt auch verschiedenen Möglichkeiten, dass CiviCRM Kontakte automatisch zu Gruppen hinzufügt bspw. beim Ausfüllen von Profilen) hierauf wird jedoch an dieser Stelle nicht näher eingegangen. Eine weitere Möglichkeit eine statische Gruppe anzulegen besteht darin den Punkt Gruppen verwalten unter dem Menüpunkt Kontakte in der Navigationsleiste aufzurufen. Es werden alle bestehenden Gruppen angezeigt. Zudem kann an dieser Stelle über den Button Füge Gruppe hinzu ebenfalls die oben beschriebene Bearbeitungsmaske aufgerufen werden. Statische Gruppen können auch direkt aus einem Suchergebnis heraus angelegt werden. Dazu werden aus dem Suchergebnis die entsprechenden Kontakte ausgewählt, um dann den Punkt Kontakt zu Gruppe hinzufügen im Ausklappmenü auszuwählen. In der sich öffnenden Bearbeitungsmaske ist die Option neue Gruppe auswählbar, mit der dann eine Gruppe angelegt wird.

Dynamische Gruppen bieten grundsätzlich dieselben Möglichkeiten wie statische, haben aber einen entscheidenden Unterschied. Kontakte werden nicht manuell hinzugefügt oder entfernt sondern automatisch und zwar aufgrund bestimmter, vorher definierter Kontaktmerkmale. Beispielsweise kann für die (fiktive) dynamische Gruppe „Mitglieder in NRW“ festgelegt werden, dass darin alle Kontakte enthalten sein sollen, in deren Bundesland-Adressfeld „Nordrhein Westfalen“ steht, und die das Tag „VIP“ haben. Zieht bei diesem Beispiel ein Kontakt aus NRW weg bzw. nach NRW, reicht alleine die Änderung seiner Adresse um ihn automatisch aus der dynamischen Gruppe zu entfernen bzw. ihn zu selbiger hinzuzufügen. Dynamische Gruppen sind daher sehr gut geeignet, um Kontakte in der Datenbank nach gewünschten Kriterien zu segmentieren und diese dann zielgruppengerecht zu bedienen. Die Qualität der dynamischen Gruppen hängt dabei natürlich von der Qualität und Aktualität der Daten ab, sodass hierauf besonderes Augenmerk gelegt werden muss. Um eine dynamische Gruppe anzulegen, muss zunächst eine erweiterte Suche durchgeführt werden, in der alle Kriterien definiert werden, die später auch die dynamische Gruppe haben soll. Anschließend werden alle gefundenen Kontakte markiert und dann im Ausklappmenü neue dynamische Gruppe ausgewählt. Im Anschluss öffnet sich wieder eine Übersicht, in der Name und Beschreibung angeben und festlegt werden können, sowie ob die Gruppe eine Mailingliste sein soll. Mit einem Klick auf dynamische Gruppe speichern ist die Gruppe aktiv.

Um statische und dynamische Gruppen zu verwalten, wird in der oberen Navigation Kontakte und dann Gruppen verwalten ausgewählt. Es wird eine Liste aller verfügbaren Gruppen angezeigt, in der sich jeweils die darin gesammelten Kontakte anzeigen oder aber die Gruppeneinstellungen bearbeiten lassen. An dieser Stelle ist es auch möglich eine neue statische Gruppe zu erstellen. Über den Button Füge Gruppe hinzu kann eine Bearbeitungsmaske geöffnet werden, in der Name und eindeutige Beschreibung der neuen Gruppe eingegeben werden. In den folgenden Schritten können dann Kontakte ausgewählt werden, die in der Gruppe enthalten sein sollen.

Bei Tags handelt es sich um eine Art abstraktes Etikett, also eine zusätzliche Auszeichnung, die zur Kennzeichnung von Kontakten vergeben werden kann. Es können beliebig viele Tags eingesetzt werden. Die Verwendung von Tags ist dabei optional. Bei der Definition von neuen Tags sollt darauf geachtet werden, dass es nicht zu Überschneidungen mit bestehenden Tags kommt. Außerdem ist es ratsam nicht zu viele Variablen zu erstellen, um die Übersichtlichkeit zu wahren. Mit Hilfe der verwendeten Tags können Kontakte zusammengefasst sowie gefiltert werden. Auch Aktivitäten lassen sich damit klassifizieren, im Gegensatz zu Gruppen, die nur bei Kontakten eingesetzt werden können. Um Tags vergeben zu können, müssen diese im Vorhinein definiert werden. Dazu wird der Punkt Neue Kategorie (Tag) unter Kontakte in der oberen Navigationsleiste aufgerufen. Eine weitere Möglichkeit Tags anzulegen besteht darin den Pfad Kontakte>>Kategorien (Tags) bearbeiten zu wählen. Dort ist ein Button Tag hinzufügen enthalten. Über beide Wege wird die Bearbeitungsmaske erreicht. Hier sollten ein klarer und eindeutiger Name und eine erläuternde Beschreibung sowie weitere Eigenschaften hinterlegt werden. Um Tags zu verändern wird der Menüpunkt Kategorien (Tags) bearbeiten in der Navigationsleiste unter Kontakte aufgerufen. Es wird eine vollständige Liste aller hinterlegten Tags angezeigt, die dann an dieser Stelle bearbeitet, gelöscht oder zusammengeführt werden können.

In manchen Situationen werden Kontaktdaten aus CiviCRM für externe Anwendungen benötigt (beispielsweise Serienbriefe im Textverarbeitungsprogramm) oder sie werden Dritten zur Verfügung gestellt, die keinen Zugang zu der CiviCRM-Installation der Organisation haben. Zu diesem Zweck können die Daten im gängigen CSV-Format exportiert werden. Um einen Export zu starten müssen zunächst die zu exportierenden Kontakte ausgewählt werden, beispielsweise über eine erweiterte Suche oder indem die Mitglieder einer Gruppe ausgewählt werden. Dann wird im Ausklappmenü Kontakte exportieren gewählt und auf Start geklickt. Anschließend kann auswählt werden, ob die Standardfelder exportiert oder die zu exportierenden Felder selbst auswählt werden sollen. Weiterhin lässt sich festlegen, wie mit ggf. vorhanden Kontakte mit derselben Adresse oder solchen, die im selben Haushalt leben verfahren werden soll. Durch den Klick auf weiter wird eine CSV-Liste generiert, die heruntergeladen und gespeichert wird. Nun können die Daten zur Erzeugung eines Serienbriefs verwendet oder einem Lettershop-Dienstleister zur Verfügung gestellt werden. Wenn an den Informationen in der CSV-Liste Änderungen vorgenommen werden, die erhalten bleiben sollen (beispielsweise Adressaktualisierungen), so muss die Liste anschließend wieder von einer Nutzerin mit entsprechenden Rechten in CiviCRM importiert werden. Hierfür ist es sehr wichtig, dass die eindeutige Kontaktidentifikationsnummer (User-ID) mit exportiert wird und unverändert bleibt, um beim Import eine einfache Zuordnung der Daten zu ermöglichen.

Die manuelle Eingabe von großen Datenmengen kann sehr mühsam sein. Daher können in CiviCRM Kontaktdaten aus externen Quellen automatisch importiert werden. Ein Import von Daten wird in unterschiedlichen Zusammenhängen benötigt. Zum einen lassen sich Datenbestände aus externen Quellen in CiviCRM über einen Datenimport einfach einpflegen. So können beispielsweise Kontakte aus externen Datenbanken oder Tabellen in CiviCRM importiert werden. Dabei ist es möglich sowohl CSV-Dateien als auch Daten, die auf dem gleichen Server liegen, mittels einer SQL-Abfrage (für die allerdings Administrationskenntnisse erforderlich sind) zu importieren. Zum anderen können Adressaktualisierungen aus zuvor exportierten Listen wieder eingespielt werden, wie im vorangegangenen Kapitel angedeutet wurde. Welche vorbereitenden Maßnahmen im Zuge eines Datenimports durchzuführen sind und welche Regeln bei dem Import von Daten beachtet werden sollten, ist ausführlich im englischsprachigen Handbuch nachzulesen. Im Folgenden sind nun die vier Schritte zum Import von Kontakte über die CSV-Datei dargestellt. Um Kontakte zu importieren wird Kontakte >> Kontakte importieren in der Navigationsleiste ausgewählt. In Schritt eins Datenquelle wählen muss „CSV“ ausgewählt werden. In Abhängigkeit davon verändert sich die Maske, mit der dann die CSV-Datei ausgewählt wird. In der Bearbeitungsmaske werden weitere Importoptionen angeboten. So kann mittels einer Check-Box angegeben werden, ob die erste Zeile der CSVDatei Spaltenüberschriften enthält. Die Durchführung einer Dublettenerkennung und welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn Duplikate gefundenen werden, kann ebenfalls ausgewählt werden. Zudem ist es an dieser Stelle möglich eine zuvor gespeicherte Feldzuordnung aus dem Dropdown-Menü auszuwählen bzw. beim ersten Import aus einer neuen Datenquelle die verwendete Zuordnung (Mapping) zu speichern, indem Speichern Sie diese Feldzuordnung angeklickt wird. Schritt zwei Felder zuordnen umfasst das Mapping der Spalten bzw. Felder der Quelldatei auf CiviCRMFelder. Zuvor sollte sicher gestellt werden, dass die CSV-Datei richtig strukturiert ist. CiviCRM speichert beispielsweise Vor- und Nachnamen, sowie PLZ und Ort in separaten Feldern. Die Inhalte sollten also in der CSV-Datei in einzelnen Spalten vorliegen. Dabei ist die Reihenfolge der Spalten in der CSV-Datei entscheidend, wenn z.B. mehrere Standorte angegeben sind. In dem Fall wird der erste Standort als primäre Adresse angegeben. Auch die Vergabe einer eindeutigen ID ist an dieser Stelle vorzunehmen, nicht nur, wenn Daten aus einer Tabelle in mehreren Importen in CiviCRM eingepflegt werden. Die Feldzuordnung kann in Schritt zwei manuell vorgenommen werden. Sofern in Schritt eins eine gespeicherte Feldzuordnung ausgewählt wurde, wird die Auswahl in Schritt zwei wiedergegeben. Diese Auswahl kann verändert werden, falls sie für den aktuellen Import nicht passend ist und im Anschluss gespeichert werden, sofern die Zuordnung erhalten bleiben soll. Sind in der importierten CSV-Datei Spaltenüberschriften angegeben, erscheinen diese in der ersten Spalte auf der linken Seite der Feld-Karte. In den folgenden beiden Spalten werden die Inhalte der ersten beiden Reihen der importierten Daten abgebildet. Die vierte Spalte umfasst das CiviCRM-Feld. Über die Dropdown-Liste in der vierten Spalte können die passenden Feldbezeichnungen ausgewählt und zugeordnet werden. Die Vorschau in Schritt drei ermöglicht die Überprüfung des Datenimports. Die Anzahl der zu importierenden Zeilen wird angegeben und die Feldübereinstimmungen können ermittelt werden. Eine Fehlermeldung informiert darüber, inwiefern einzelne Zeilen in der Tabelle die Anforderungen von CiviCRM nicht erfüllen. Über den Download-Link Fehler können die Fehler in der Datei vor dem Import behoben werden. Am Ende der Bearbeitungsmaske kann ausgewählt werden, ob die importierten Kontakte zu einer bestehenden oder einer neuen Gruppe hinzugefügt, oder mit einem Tag versehen werden sollen. Die Markierung der importierten Daten hat den Vorteil, dass der Import schnell und einfach wieder gefunden und dann ggf. gelöscht werden kann, falls dies nötig ist. Im vierten Schritt Zusammenfassung werden die erfolgreichen Importe, sowie die doppelten Kontakte und Fehler dargestellt. Wenn die Kontakte zu einer Gruppe zusammengefasst oder mit einem Tag versehen wurden, können sie leicht aufgerufen werden. Eine Überprüfung der Datensätze im Anschluss an den Import stellt sicher, dass alle Datensätze so in CiviCRM überführt wurden, wie vorgesehen. Der Import von relationalen Daten ist im englischsprachigen Leitfaden anschaulich dargestellt. Auf die Erläuterungen zum Import von Datenobjekten, wie Spenden oder Beziehungen, wird an dieser Stelle verzichtet, da die Darstellung zu umfangreich wäre. In jedem Fall zu beachten ist auch beim Import von Datenobjekten, dass eine eindeutige Zuordnung der Objekte über die Civi-ID in der Kontakt-ID-Spalte sichergestellt werden muss.

Beziehungen beschreiben einen bestimmten Zusammenhang von zwei oder mehr Kontakten in CiviCRM. Sie ermöglichen die Auswertung relevanter Informationen beispielsweise das Auffinden von Kontakten, die mit einem anderen Kontakt in Zusammenhang stehen. Beziehungen werden in CiviCRM somit angelegt bzw. nach gehalten, um bessere Möglichkeiten zum gezielten Finden von Kontakten mit bestimmten Merkmalen zu haben und Beziehungsmuster auswerten zu können. In CiviCRM gibt es vorgefertigte Beziehungen, beispielsweise „Arbeitgeber von“/“Arbeitnehmer bei“ oder „Elternteil von“/„Kind von“. Administratoren können bei Bedarf weitere Beziehungen anlegen bzw. bestehende ändern oder umbenennen. Beziehungen haben immer eine A-B-Richtung (z.B. „Arbeitgeber von“) und eine B-A-Richtung (z.B. „Arbeitnehmer bei“). Beziehungen bestehen immer zwischen zwei bestimmten Kontaktarten, also z.B. Person-Person (Eltern-Kind) oder Organisation-Person (ArbeitgeberArbeitnehmer). Verwendung und Verwaltung von Beziehungen zählt zu den optionalen Konfigurationsschritten. Eine detaillierte Darstellung sowie Erläuterungen dazu sind im englischsprachigen Leitfaden unter dem Menüpunkt Beziehungen enthalten. Beziehungen können sehr wertvolle Informationen liefern, beispielsweise für Fundraiserinnen, die das Spendenaufkommen analysieren oder nur einen Brief pro Haushalt verschicken wollen. Die Beziehungen zu erheben und zu pflegen kann jedoch ressourcenaufwendig sein – demzufolge sollte gut überlegt werden, welche Beziehungen für die eigene Organisation relevant sind und somit genutzt werden. Um eine Beziehung anzulegen oder zu bearbeiten wird der entsprechende Kontakt aufgerufen und der Reiter „Beziehungen“ ausgewählt – hier werden alle vorhanden Beziehungen sowie die Schaltfläche Beziehung hinzufügen angezeigt. Wird letztere ausgewählt, kann eine Beziehung definiert und dabei auch festlegt werden, ob es sich um eine aktive oder inaktive (frühere) Beziehung handelt. Zudem kann ein Start- und Enddatum der Beziehung bestimmt und Notizen anlegt werden. Besonderheit: Die Beziehung „Arbeitnehmer von“ kann auch direkt im Bearbeitungsmodus der Kontaktübersicht eines Kontakts bearbeitet werden.

Bei Feldern im Allgemeinen handelt es sich um Informationseinheiten, die in eine Datenbank eingegeben werden können. Benutzerdefinierte Felder im Besonderen sind eine Gruppe von Feldern, die eine Reihe von Informationen zu einem bestimmten Datensatz enthalten. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Informationen zu Datensätzen, über die standardmäßig in CiviCRM vorgesehen Informationen hinaus, zu hinterlegen. Sie werden in CiviCRM immer als Set angelegt. Daher handelt es sich beim Anlegen von benutzerdefinierten Feldern um einen zweistufigen Prozess. In einem ersten Schritt wird der benutzerdefinierte Feldsatz als Feld-Gruppe, in der die benutzerdefinierten Felder thematisch gebündelt sind, angelegt. In einem zweiten Schritt werden dann die eigentlichen Felder zu dem aktuellen Feldsatz hinzugefügt. Im Zuge der Feldsatz-Anlage muss die Zuordnung des Feldsatzes zu einem Objekt festgelegt werden. Diese Zuordnung sollte gut überlegt sein, da sie im Nachhinein nicht geändert werden kann. Die Feldsätze können dabei mit unterschiedlicher Tragweite angelegt werden. So können sie beispielsweise allen Kontaktarten, nur einem bestimmten Kontakt-Typ, einer bestimmten Komponente oder einem Element, wie Beziehung oder Gruppe, zugeordnet werden. Ist also der neu angelegte Feldsatz mit dem Kontakt-Typ „Person“ assoziiert, kann dies nicht mehr geändert werden und eine Zuordnung zu einem anderen Objekt ist nicht mehr möglich. Die Beantwortung der folgenden Fragen kann bei der Entscheidungsfindung bezüglich der Zuordnung hilfreich sein: Wie werden die Felder in diesem Satz verwendet werden? Für welche Arten von Kontakten oder Datensätze sind diese Felder geeignet? Sollen die Felder breit eingesetzt werden, oder enthalten sie Informationen ausschließlich zu einem bestimmten Kontakt-Typ? Sofern die hier aufgeführten Fragen im Vorfeld beantwortet sind, ist die Gefahr überflüssige Felder anzulegen sehr gering. Sie können dann mit der Erstellung des Feldsatzes beginnen. Weitere Fragen sind im englischsprachigen Leitfaden zu finden. Um den Feldsatz anzulegen wird Administration >> Daten und Anzeigen anpassen >> Benutzerdefinierte Felder aufgerufen. In der Bearbeitungsmaske können nun ein Titel, die Art der verwendeten Datensätze, sowie die Anzeigeeigenschaften und Hilfen definiert werden. Anschließend wird der Feldsatz gespeichert. Daraufhin öffnet sich die Bearbeitungsmaske Name der Feldgruppe – Benutzerdefinierte Felder. Hier kann nun die Feldkonfiguration vorgenommen werden. Diese Maske kann auch über folgend Pfad, ausgehend von der Listenübersicht der angelegten Feldgruppen, erreicht werden: Anzeigen und Bearbeiten von benutzerdefinierten Feldern gefolgt von neues benutzerdefiniertes Feld erzeugen. In der sich öffnenden Bearbeitungsmaske kann nun die Feldkonfiguration vorgenommen werden. Im Zuge dessen können etliche Eigenschaften definiert und Einstellungen vorgenommen werden. Um den Vorgang abzuschließen wird auf speichern oder speichern und neu geklickt. So können dann einfach neue benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden. Soll eine Feldgruppe gelöscht werden, müssen zuerst alle enthaltenen Felder gelöscht werden. Das ist möglich, in dem in der zu löschenden Feldgruppe auf Benutzerdefinierte Felder ansehen und bearbeiten geklickt wird. Es öffnet sich eine Liste mit den enthaltenen Feldern. Über den Button more ist eine Auswahl erreichbar, die die Option Löschen enthält. Dieser Befehl muss anschließend noch einmal bestätigt werden. Sind alle Felder gelöscht, kann auch die Feldgruppe über den selben Weg gelöscht werden. Weiterführende Informationen und eine detaillierte englischsprachige Darstellung sind im Internet zu finden.

Aus CiviCRM können direkt E-Mails an Kontakte verschickt oder alternativ PDF-Briefe generiert und anschließend ausgedruckt werden. Um eine Nachricht an einen einzelnen Kontakt zu verschicken, wird dieser aufgerufen, auf Aktionen geklickt und dann E-Mail oder PDF-Brief ausdrucken ausgewählt. Sollen EMails oder Briefe an mehrere Kontakte (beispielsweise in einer Gruppe) verschickt werden, so werden die gewünschten Kontakte ausgewählt und dann im Ausklappmenü auf E-Mail an Kontakte senden bzw. PDFBriefe für diese Kontakte generieren angeklickt. Es öffnet sich ein Editor in den der gewünschte Text eingeben und formatiert oder aus einer externen Anwendung (z.B. MS Word) einfügt werden kann. Bei Briefen kann zudem ein Seitenformat ausgewählt werden und bei E-Mails können Anhänge, Betreff, Absender- und ggf. zusätzliche Empfängeradressen ausgewählt werden. Es können vordefinierte Vorlagen verwendet werden, in denen sowohl das gewünschte Layout als auch häufig benötigte Textbausteine enthalten sind. Vorlagen müssen einmalig in HTML erarbeitet und von einem Administrator hinterlegt werden, damit sie für alle Benutzerinnen verfügbar sind. Die E-Mails werden direkt versendet, bei Briefen wird eine PDF-Datei generiert, die dann ausgedruckt und verschickt wird. In beiden Fällen können Platzhalter, so genannte Tokens, verwendet werden, um die Texte zu individualisieren. Bei Tokens handelt es sich um Seriendruckfelder. Informationen aus der Datenbank, die für jede Empfängerin unterschiedlich sind, können damit in eine E-Mail oder einen Brief eingefügt werden. Wird im Editor beispielsweise „Hallo {contact.first_name} {contact.last_name},“ geschrieben, so wird (ebenso wie bei Serienbriefen) bei jeder E-Mail bzw. jedem Brief entsprechend der Vorname und Nachname des Kontakts eingefügt. Wenn die Anrede korrekt definiert ist, kann auch direkt der Platzhalter {contact.email_greeting} verwendet werden. Die wichtigsten Tokens können direkt per Mausklick einfügt werden, indem im Editor auf Token einfügen bzw. Platzhalter einfügen geklickt und der gewünschten Token aus der Liste gewählt wird. Es können auch sehr komplexe Tokens inkl. „wenn-dann-Bedingungen“ eingesetzt werden – weiterführende Informationen befinden sich im Online-Handbuch im Kapitel Mail merge functions (a.k.a. using Tokens).

Die Vordefinition von Vorlagen ist über zwei Wege möglich. So kann zum einen eine E-Mail oder ein Brief im auch sonst verwendeten Editor entworfen werden. Das Design bzw. die Inhalte können dann über als Vorlage speichern zur weiteren Verwendung gespeichert werden. Zum anderen kann über den Pfad Administration >> Kommunikation >> Nachrichtenvorlagen in der Hauptnavigation eine Bearbeitungsmaske geöffnet werden, in der ebenfalls Vorlagen erstellt und gespeichert werden können.

Das oben beschriebene Verfahren zum Versenden von E-Mails ist auf max. 50 Empfängerinnen beschränkt. Für Massenmails ist das Modul CiviMail (in der deutschen Übersetzung „Rundschreiben“) zuständig, das umfassende Funktionalitäten für diesen Zweck bereitstellt. Es kann automatische An- und Abmeldungen zu Newsletter-Gruppen verwalten, nicht erreichbare E-Mail-Adressen sperren und bietet außerdem systematische Auswertungsmöglichkeiten. 

Rundschreiben werden in CiviCRM an Gruppen (eine oder mehrere) verschickt – die Empfänger müssen also in solchen organisiert sein. Um ein neues Mailing zu starten, wird in der Navigation Rundschreiben >> Neues Rundschreiben ausgewählt. Es öffnet sich eine Eingabemaske (die erste von fünf), in der Empfängergruppen ein- und ausgeschlossen sowie das Mailing einer Kampagne zuordnet werden können. Außerdem kann dem Mailing ein interner Namen geben werden – dieser sollte aussagekräftig sein, um das Rundschreiben später identifizieren zu können. 

Auf der zweiten Seite können diverse Optionen ausgewählt werden, mit denen die Resonanz auf das Mailing ausgewertet werden kann, z.B. Öffnungs- und Klickraten. Auf der dritten Seite wird das Mailing gestaltet. Sie können entweder den Text direkt eingeben, eine Vorlage verwenden, oder eine HTML-Datei hochladen (beispielsweise einen fertig gestalteten Newsletter). Ergänzend können Sie auch noch eine „nur-Text-Version“ anlegen. Diese wird Empfängerinnen angezeigt, die in ihrem E-Mail-Client Mails HTML standardmäßig deaktiviert haben. Auch hier können die oben beschriebenen Token verwendet werden. Aus rechtlichen Gründen müssen im Nachrichtentext zwei Tokens enthalten sein: Der Token {domain.address} fügt die in CiviCRM hinterlegte Adresse Ihrer Organisation ein. 

Die Hinterlegung der Adresse der Organisation erfolgt im Zuge der Grundkonfiguration. Mit dem zweiten Token {action.optOutUrl} oder {action.unsubscribeUrl} kann der Empfänger sich von allen zukünftigen Mailings Ihrer Organisation bzw. der spezifischen Mailinggruppe abmelden. Es generiert einen Link in der E-Mail, der dem Empfänger – in der Regel im Fußbereich – zum Abmelden angeboten wird, z.B.: „Um keine weiteren E-Mails von uns zu empfangen, klicken Sie hier.“ Wenn Sie mehr als ein unterschiedliches Massenmailing haben (z.B. Newsletter zu mehreren Themen) empfehlen wir stark den Token {action.unsubscribeUrl}. Damit verbleibt der Empfänger ggf. in anderen Mailinggruppen, anstatt gleich von allen abgemeldet zu werden. Die Option zum Abmelden von allen Mailings muss natürlich zusätzlich gegeben werden. Sofern sich der Kontakt über die oben beschriebe Funktion von einem Mailing abgemeldet hat werden ihm keine weiteren Mails mehr über die CiviMailing-Funktion zugesendet. Der Kontakt bleibt jedoch in der entsprechenden Gruppe. Es ist weiterhin möglich dem Kontakt automatische Benachrichtigungen zukommen zu lassen, wie z.B. eine Anmeldebestätigung zur Teilnahme an einer Veranstaltung. Zudem besteht die Möglichkeit dem Kontakt manuell Mails zu senden. Auf der vierten Seite lässt sich eine Vorschau des Mailings anzeigen und eine Test-E-Mail an eine E-MailAdresse oder eine Gruppe verschicken. Es ist sehr ratsam, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen! Auf der fünften und letzten Seite kann die E-Mail schließlich sofort versendet oder aber der Versand terminiert werden. Letzteres ist dann sinnvoll, wenn die Empfänger das Mailing zu einer bestimmten Zeit bekommen sollen, oder die Leistungsressourcen des Servers bei sehr großen Mailings dadurch geschont werden sollen, dass das Mailing zu einer Uhrzeit versendet wird, zu der der Server gewöhnlich nicht anderweitig benötigt wird.

Ein wesentliches Merkmal eines professionellen CRMs ist, dass die Kommunikation, die zwischen Kontakten und der eigenen Organisation stattgefunden hat, für alle berechtigten Benutzer einfach nachvollziehbar ist. In CiviCRM gibt es hierzu für jeden Kontakt eine Aktivitätenhistorie. Wird die Kontaktübersicht aufgerufen und auf den Reiter Aktivitäten geklickt, wird eine umsortierbare Liste aller dem Kontakt zugeordneten Aktivitäten angezeigt. Viele Aktivitäten werden standardmäßig aufgezeichnet, beispielsweise wenn dem Kontakt aus CiviCRM heraus eine E-Mail geschickt oder ein PDFBrief für ihn ausgedruckt wird. Andere mit dem Kontakt zusammenhängende Aktivitäten wie beispielsweise eingehende/abgehende Anrufe oder eingegangene E-Mails/Briefe können manuell festgehalten werden.Aktivitäten können auch mit Anhängen versehen werden – so können relevante, mit einem Kontakt zusammenhängende Dokumente auch in CiviCRM gespeichert werden. Um eine Aktivität manuell anzulegen bzw. aufzuzeichnen, wird aus dem Ausklappmenü im Reiter Aktivitäten die gewünschte Aktivität ausgewählt und über die Eingabemaske die entsprechenden Informationen hinterlegt und anschließend durch klicken auf speichern festgehalten. Es sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass der Status der Aktivität (z.B. geplant, abgeschlossen, abgebrochen) richtig gesetzt ist. Aktivitäten können terminiert, priorisiert und anderen CiviCRM-Nutzern zugewiesen werden. Bei konsequenter Nutzung erleichtert CiviCRM so auch die Zusammenarbeit in Teams und eröffnet die Möglichkeit für individuelle Nutzungsszenarien.