Dynamische Gruppen

Dynamische Gruppen bieten grundsätzlich dieselben Möglichkeiten wie statische, haben aber einen entscheidenden Unterschied. Kontakte werden nicht manuell hinzugefügt oder entfernt sondern automatisch und zwar aufgrund bestimmter, vorher definierter Kontaktmerkmale. Beispielsweise kann für die (fiktive) dynamische Gruppe „Mitglieder in NRW“ festgelegt werden, dass darin alle Kontakte enthalten sein sollen, in deren Bundesland-Adressfeld „Nordrhein Westfalen“ steht, und die das Tag „VIP“ haben. Zieht bei diesem Beispiel ein Kontakt aus NRW weg bzw. nach NRW, reicht alleine die Änderung seiner Adresse um ihn automatisch aus der dynamischen Gruppe zu entfernen bzw. ihn zu selbiger hinzuzufügen. Dynamische Gruppen sind daher sehr gut geeignet, um Kontakte in der Datenbank nach gewünschten Kriterien zu segmentieren und diese dann zielgruppengerecht zu bedienen. Die Qualität der dynamischen Gruppen hängt dabei natürlich von der Qualität und Aktualität der Daten ab, sodass hierauf besonderes Augenmerk gelegt werden muss. Um eine dynamische Gruppe anzulegen, muss zunächst eine erweiterte Suche durchgeführt werden, in der alle Kriterien definiert werden, die später auch die dynamische Gruppe haben soll. Anschließend werden alle gefundenen Kontakte markiert und dann im Ausklappmenü neue dynamische Gruppe ausgewählt. Im Anschluss öffnet sich wieder eine Übersicht, in der Name und Beschreibung angeben und festlegt werden können, sowie ob die Gruppe eine Mailingliste sein soll. Mit einem Klick auf dynamische Gruppe speichern ist die Gruppe aktiv.