Um nach einem oder mehreren Kontakten zu suchen, reicht es aus in der Schnellsuche oben links einen Teil des Namens oder der E-Mail-Adresse einzugeben.
Für ein etwas umfangreicheres Suchformular wird in der Navigationsleiste Suche >> Kontakte finden ausgewählt – dort können zusätzlich Kontaktart, Gruppenzugehörigkeit oder Tags des gesuchten Kontakts eingegeben werden. Wird die Erweiterte Suche ausgewählt, öffnet sich eine sehr umfangreiche Suchmaske, in der sowohl nach Kontaktmerkmalen und Beziehungen gesucht werden kann (z.B. Name, PLZ-Bereich, Arbeitgeber, …) als auch nach diversen anderen dem Kontakt zugeordneten Informationen.
Beispiel
Suche nach importierten Datensätze, die mit einem Tag versehen wurden.
Es sollen alle Datensätze mit dem Tag „Testdaten für Dokumentation Wiki“ gefunden werden.
Die gewünschten Datensätze werden nach dem Start der Suche angezeigt:
Durch die Auswahl einzelner oder mehrere Datensätze können diese direkt bearbeitet werden.
Zu letzteren gehören beispielsweise eingegangene Spenden und Mitgliedschaften des Kontakts oder auch Rundschreiben, zu deren Empfängerkreis er gehörte. Nachdem beliebig viele Merkmale eingegeben sind, die mit einer und- oder oder-Logik verknüpft werden, generiert CiviCRM eine Liste von Kontakten mit den zutreffenden Merkmalen. Dabei bestimmt der Vergnüpfungsoperator, ob alle Kriterien der Suche erfüllt sein müssen (und) oder nur ein Kriterium erfüllt sein muss. Mit dem Suchergebnis kann dann auf verschiedene Arten weitergearbeitet werden. Beispielsweise kann an die Kontakte eine E-Mail/ein Brief geschickt werden, sie können zu einer Gruppe hinzugefügt werden, u.v.a.m. Auf die diversen Möglichkeiten wird teilweise im Folgenden noch eingegangen. Noch komplexere Suchen lassen sich mit dem so genannten Suchgenerator erstellen, weiterhin gibt es vorgefertigte komplexe Abfragen (spezifische Abfragen), die von der CiviCRM-Community erstellt wurden und nun allen Nutzerinnen zur Verfügung stehen. Auf diese beiden Optionen wird hier nicht genauer eingegangen, da die meisten Suchanforderungen einfacher Anwender mit der einfachen und der erweiterten Suche abgedeckt werden können – Informationen hierzu gibt es beispielsweise im Online-Handbuch.