Die Logik von CiviCRM ist um Kontakte herum aufgebaut. Es geht darum, Ihre Kontakte zu ordnen und Zusatzinformationen zu erfassen, und letztlich sind an jeder Aktivität, die Sie mit CiviCRM managen können – Mailings, Veranstaltungen, Mitgliederverwaltung, Spenden etc. – Kontakte beteiligt. Um Ihnen ein Verständnis dieser Funktionslogik zu vermitteln, gehen wir in diesem Kapitel zunächst auf Kontakte und zugehörige Grundfunktionen ein.
Kontaktarten
Verschiedene Kontaktarten helfen dabei, Kontakte nach bestimmten Kriterien auffindbar zu machen und sie so gezielter, beispielsweise nach Kundensegmenten, ansprechen zu können. In CiviCRM gibt es standardmäßig die Kontaktarten:
Person
Haushalt
Organisation
Die bestehenden Kontaktarten können bei Bedarf umbenannt werden (dabei sollte man es aber vermeiden, von der Grundlogik der beschriebenen Kategorien abzuweichen). Weiterhin bietet CiviCRM die Möglichkeit, Unterkategorien von Kontaktarten zu erstellen, beispielsweise „Firma“ oder „Stiftung“ als Unterkategorien von Organisationen (Administration >> Verwaltungskonsole >> Kontaktarten). Bei der Erarbeitung eines Nutzungskonzepts für CiviCRM sollten daher zwei Fragen gestellt werden: Welche unterschiedlichen Kontaktarten und ggf. Unterarten bedient unsere Organisation? Welche sinnvollen (Unter-)Kategorien benötigen wir dementsprechend? Vor allem beim zweiten Punkt sollte bedacht werden, dass eine feinere Kategorisierung zwar mehr Selektionsmöglichkeiten mit sich bringt, die entsprechenden Kontaktmerkmale aber auch mit vertretbarem Aufwand erhebbar und pflegbar sein müssen. In den folgenden Unterkapiteln lernen Sie noch weitere Möglichkeiten kennen, Ihre Kontakte einzuteilen – bei weitem nicht jede Unterscheidung sollte als Kontaktart-Unterkategorie dargestellt werden!